组织最大的浪费,是经验浪费!

组织最大的浪费,是经验浪费!

内容来源:2022 年 12 月 24 日,IKMA 中国知识管理与创新峰会。

分享嘉宾:吴庆海,行者互联及孙行者平台创始人兼 CEO,国家知标委委员。

高级笔记达人 | 了了

轮值主编| 智勇 责编 &值班编辑 | 少将

第 7201 篇深度好文:4422 字 | 11 分钟阅读

组织管理

笔记君邀您阅读前,先思考:

人的经验是怎么产生的?

为什么我们可以形成对人对事的经验?

对企业来说,经验有用吗?

一、知识管理对企业的价值

1. 跨越三个世纪、基业长青的奥秘

基业常青关乎一个企业的发展,也体现着组织整体的生命周期。从开始的创业成长至成熟,到保持一定的巅峰,再面临没落与倒闭。

比如西门子公司,成立于 1847 年,至今已超过 175 岁,可谓之百年基业的公司。

而且在今年发布的全球创新前 50 名公司里,西门子仍然位于 20 名左右。

一个已经有 175 年历史的公司,是如何能够跨越三个世纪,经历了普法战争、第一次世界大战、第二次世界大战,一路走到今天,依然还在不断的创新?

其实,百年历史也是产品的变迁史,从最开始的电报机、发电机、交通红绿灯等,到现在仍然有非常多的产品。

探其究竟,其基业长青的奥秘,也是一个不变的主旋律,即是坚持进行知识迭代与创新。不仅能有生命力存活于任何时期,而且还能做好工业数字化赋能。

比如他们内部有一个预言未来的方法论,叫做未来之窗。预言未来几十年社会将会发展成的模样,站在未来看未来。

尽可能把未来的一些趋势,徐徐的反推到眼前,正如在未来之窗杂志里所展示的图片。

比如在跨国的太空舱里,有多位科学家在讨论一些生物病毒如何预防,其实这个场景今天已几乎成真。

还有数字化将会成为未来整个工业自动化的大趋势,目前已经涉及到整个工业 4.0 与数字孪生。

组织最大的浪费,是经验浪费!

2. 知识管理如何赋能业务,打透存量?

时下很多公司由于受疫情的影响无奈倒闭,然而较之于存活下来,甚至还保持增量的公司,他们就不得不思考一下:自家产品与服务有没有特色?内部的运营是不是够高效?产品是不是存在品质上的问题?这其实都是在 " 事 " 的层面上进行的考虑。

还有组织和企业的一些问题,比如员工不是特别专业,对于招募的新手如何更有效的培训,几个特别厉害牛人一旦离职会造成相应业务的坍塌,使得知识断层,这其实都是在 " 人 " 的层面上需要考虑的。

虽然很多公司在事和人的方面做得很不错,但是还需要达到合于 " 知 " 的层次,真正实现专业度的支撑,创新且高效地做事,体现出专业能力的影响力度。通过知识的复用及改良,能够把现有的存量打透。

从而会避免出现重复犯错,且能对市场变化做出快速反应,使整体运营更有效率,让员工的能力更出众,以及在此基础上进行不断的渐进式的创新,可以说知识底蕴就是 " 铁打的营盘 "。

事、人、知这三个要素,构建成稳定三角,也印证了句老话 " 铁打的营盘流水的兵 "。

总之,要精于事,诚于人,合于知。

西门子全球当年的董事长兼 CEO 冯必乐博士,曾说西门子之所以要做知识管理,出于一个很朴素的需求,就是想让全球超过 30 万的员工,能够获得公司无与伦比的知识。

一个人做得再好,也比不过三十几万员工的智慧。个人很难 PK 过集体的智慧,所以就要夯实基层的知识,尽量触达前端人员的认知。

组织最大的浪费,是经验浪费!

华为轮值董事长徐直军说 , " 企业最大的浪费是经验的浪费 "!

现在企业里常在挖潜,特别是在面临倒闭的压力之下,强调一定要提质增效。甚至于一张纸都要正反两面打印,但是恰恰对于公司里的知识却没有做过横向的打通。

说实话公司里有 80% 的事例,在你碰到并成为问题之前,其实其他部门早已解决,而却浑然不知的你,每天却花着大量时间研究并寻找答案。

例如当年去新东方做项目时,俞敏洪也曾经说过,他们的员工都是知识型员工。因为知识是无形的,对于知识型工作者的管理,就得采取非同一般的方式。

当在拧毛巾挤水分的过程中,知识或经验的管理,反而是一个特别容易被忽视的问题。

因此,希望通过知识管理进行业务疏通,从而把现有的存量逐步打通。

3. 知识管理的四种业务赋能场景

打通存量,提质增效,有 4 种比较典型的知识管理业务赋能场景。

运营赋能:比如改善内部的流程和实践,提升效率速度和质量,减少成本和重复浪费等。

客户赋能:通过最佳实践,能够增加销量和利润;改善客户服务的界面,提升服务水准。

创新赋能:站在未来看未来,发现一些新的机会和市场,缩短新品开发的周期。

人员赋能:从人员能力和素质的角度,提升员工的成长并缩短成长的周期,做到能够及时的总结经验和教训。

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例如某公司针对主要业务问题,提出三个 1 工程:

1 分钟,找到必备的知识。

1 天,得到简单的答案。

1 个月,出项目总结。

另有数据显示在他们的业务平台上,每天大概会有 57 个被快速解决的问题。

加之研发团队还通过项目的知识管理,将整个研发区域向知识框架结合,从而引导出整个知识资产。最终的效能,达成项目开发周期缩减至 50% 以上。

再例如某外资公司,之前在一边做知识管理项目,一边做内部收益分析。统计出花在整个知识管理方面有 5 年的时间,包括开发咨询等流程。其中 License 运营投入的成本大概超过 5.7 亿欧元。

但是通过降低搜索的时间,缩短培养的周期,避免重复的劳动,减少不必要失败的成本,最后经过财务核算,收益大概超过了 13 亿欧元,实现净收益超过 7 亿欧元。

因此,建议在做知识管理的时候,把所涉及的之前数据与之后的变化数据,做类似以上案例的分析与统计。

因为只有通过数据,才能切实了解整个存量面的变化,也是加强行动的信心来源。

4. 面向业务的知识管理体系框架

真正面向业务的知识管理体系,得从具体的框架考虑如何更好的支持业务。

框架一:业务流程

无论是做项目型、产品型、还是做服务类型,实际上都有很多的业务活动。业务活动之间的流入与流出,输入与输出都会有很多知识在交互。

要想尽办法把业务活动中,流淌着的 " 雨滴 " 逐渐收集起来,形成智慧的江河,汇成知识的大海。

框架二:管理体系

一定要有意识的构建知识管理体系,以知识为核心作为管理对象,把外围运转的关键知识活动,比如从识别、获取、创造、存储、共享到应用,高效的循环起来。

通过战略组织,以人员技术、流程、文化进行管理,实现保障与融合。因为,知识不仅来源于业务,还要更好的服务于业务,如同水乳般相互交流。

框架三:系统平台

通过数字化的软件对系统平台进行固化,其中会有各个种类的软件开发公司,提供像文件管控、员工搜索、社区互动、百科问答、知识地图、档案笔记、博客情报等等模块,并保持着技术与功能的升级迭代。

需要努力深化,通过其他的业务实现再推演,以系统支撑,从而融合进所有层面,真正形成面向业务的制度化。

二、知识管理的落地实施方法

知识管理打透存量的关键——需要 O-T-P 层层的渗透。

O-organization 即组织,代表组织级的知识管理。

T-team 即团队,代表团队级的知识管理。

P-person 即个人,代表个人级的知识管理。

1. 做好组织的知识管理,促进能力业绩双成长

模块一:知识管理理念方法培训

模块二:知识管理实施方案策划

模块三:知识管理现状评估分析

模块四:知识体系架构总体设计

模块五:知识管理规范制度设计

模块六:知识管理运营规划设计

模块七:知识管理软件系统规划

模块八:知识管理导入应用试点

模块九:知识萃取及经验复盘

模块十:开放式知识创新规划

例如模块三的知识管理现状评估分析,有以下 5 个流程。

把定量与定性结合,通过雷达图进行全方位的扫描,最后找出企业发力点,就可以集中资源打经济战。

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再例如模块九的知识萃取及经验复盘,可以从人和事、个体和组织两个维度的角度,分成 4 个领域:专家知识萃取、岗位知识萃取、主题案例萃取、项目知识萃取。

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只有把公司和团队的二级知识管理体系构建扎实之后,每个团队才可以一年做两个专家,做一个岗位,做三个项目,做两个主题,最后汇总形成组织的知识体系。

这些知识并非以往命令式或形式化的提交,而是真正深入过业务,根据每个团队的业务重点心萃取出的核心,自然能形成事半功倍的效果。

例如曾服务过的某客户,用了十大模块中的某两个,先把知识分类体系做完,再进行多维的设计,之后构建知识管理的数字化软件平台系统。

其中每个小团队都可以构建自己的知识空间,从而形成部门的知识库。在知识库里,每一个知识工作者创建内容时,可以进行高效的线上协作与创作。

最终,该公司的员工,他们撰写的最核心的工作,如果通过整个流程高效化,加之一些 word 插件,还能够让内容在一定程度上实现自动化。

那么整个工作周期完全可以由三天缩短为一天,如此以来工作效率就提升了三倍。

2. 做好团队的知识管理,促进能力产出双成长

知识管理界需要普遍培养更多的知识催化师,以及企业内部的知识培训老师。只要能把团队手把手教好,就对业务团队有贡献。

如何做到并掌握对知识管理价值剖析,重新定义知识管理,以及团队知识管理的底层逻辑,有 4 个具体步骤:

① 基于场景的业务分析

针对团队需求,进行业务场景选择,并使用好业务分析的有力武器 —「场景泳道图」。

② 基于场景的知识框架构建

建立业务场景的「知识框架」,基于业务场景进行知识梳理,添加知识流形成「知识运作图」。

③ 基于场景的知识体系架构与设计

识别多维知识分类维度,详细设计每个知识维度的深阶分类,绘制形成「知识体系鱼骨刺图」。

④ 基于场景的知识运营行动计划制定

标示价值知识清单列表「红绿灯」状态,制定出价值知识的运营行动计划,团队知识管理的未来,为团队业务场景进行知识行动计划的制定及落实。

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轻量级方案:团队知识管理脉冲式共创工坊

3. 做好个人的知识管理,促进能力能量双成长

想做好个体知识管理增益,重新定义知识管理与个人知识管理的底层逻辑,先要回答清楚以下 8 个重要问题。

① 如何规划自己人生方向?

你的职业方向是什么?你优势是什么?你的特质什么?

② 如何梳理盘点个人知识?

你生活工作的重心有哪些?如何梳理盘点你的知识?你应该掌握哪些知识?

③ 如何架构设计知识体系?

如何构建你的个人知识体系?如何制定你的知识行动计划?你应该学些啥?

④ 如何高效获取积累知识?

如何高效阅读一本书?如何访谈一个专家?如何高效检索知识?

⑤ 如何高效组织个人知识?

如何给文件夹分类?如何给文件取名?如何备份文件?

⑥ 如何高效萃取创造知识?

如何高效整理笔记?如何萃取一篇案例?如何原创一篇文章?

⑦ 如何高效分享推广知识?

如何公开做一次演讲?如何开办自己的专栏?如何写一本书?

⑧ 如何高效应用知识?

如何刻意练习?如何悟后起修并践行?如何开展知识经营及知识变现?

总之,秉持未来的延展性,把个人知识的价值放大,从知识,到创造,到智慧,个人知识管理的上升终归于团队级知识管理。

三、掌握知识螺旋思维

知是行之始,行是知之成。其实很多知识工作者都明白,真正做到知行合一不容易。

所以,并非知道很多大道理,就能改变自己的人生,而需要每个人不断的自省并超越。

知识螺旋思维是基于感知、辨识、行动和反思,持续层层升级的过程。

组织最大的浪费,是经验浪费!

例如,个人知识管理,规划自己的人生方向,盘点个人的知识与架构,搭建个人的知识体系,如何高效的积累与获取知识,怎样利用好自己的电脑高效垂直分享与复用,从而真正达成并实现团队级、组织级的闭环上升。

每天坚持小步快跑与迭代,不断的提升自己,增加进化能力。

面对未来,希望大家能够在人生的坎坷起伏中,始终热爱知识,追求真相,实现自我智慧的持续提升!

* 文章为作者独立观点,不代表笔记侠立场。

主办方简介——

行者互联科技有限公司,是国内领先的知识管理「觉行者」。秉承 " 知行合一 " 理念,致力于 " 经营知识,激发创新,唤醒智慧 ",提供专业的知识管理相关培训认证、咨询辅导、软件导入、书籍出版等服务,帮助中国企业面对知识经济发展形势,实现知识转型升级的梦想。

想要管理好个人的知识,首先一定要有把结构化的能力。

但是结构化表达能力,不是你去上课就可以解决,也不是看书就能学会,它是需要练习,需要实践。

《人人学得会的笔记侠高效能笔记训战营》教会你如何进行结构化思考,通过训练做笔记的能力,让你懂得:遇到任何问题的时候,先去找结构,比如与别人沟通的时候,表达的时候,做内容输出的时候,学习的时候,都从结构出发。

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